Korespondencija

2012.02.03, 14:59
Persiųsk 0 Komentuok

Įstaigos gaunamos ir siunčiamos korespondencijos tvarkymas

Gaunama korespondencija

Asmuo, kuris atsakingas už tinkamą gaunamos bei siunčiamos korespondencijos priėmimą bei įforminimą, turėtų užregistruoti įeinančią korespondenciją registre. Ant gautos korespondencijos reikėtų uždėti spaudą arba ranka užrašyti „Gauta“, nurodyti datą bei korespondencijai registre suteiktą numerį.

Gauti faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka. Jei vėliau atsiunčiamas dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu, kaip anksčiau telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas.

Registre nebūtina registruoti visos įeinančios korespondencijos, pvz.: sveikinimų reklaminių bukletų, kvietimų, privataus pobūdžio informacijos ar kitos informacijos, kuri nesusijusi su atsakomybe ar rizika, galinčia kilti dėl tokios korespondencijos neįregistravimo bendrovės registre.

Registre paprastai neregistruojama ir korespondencija, skirta ne bendrovei ir ją pasiekusi per klaidą. Tokią informaciją rekomenduojama grąžinti jos siuntėjui.

Siunčiama korespondencija

Už korespondencijos siuntimą bendrovėje atsakingas asmuo, turėtų užregistruoti ją bendrovėje vedamame siunčiamos korespondencijos registre. Jame nebūtina registruoti visos siunčiamos korespondencijos, pvz.: sveikinimų, reklaminių bukletų, kvietimų, privataus pobūdžio informacijos ar kitos informacijos, kuri nesusijusi su atsakomybe ar rizika, galinčia kilti dėl tokios korespondencijos neįregistravimo bendrovės registre.