Pirma kokybė, pelnas – paskui

Rasa Dževeckytė

Net ir sunkmečiu, įmonėms taupant kiekvieną litą, vadybos sistemų paklausa nemažėja. Nors jų diegimas gali kainuoti keliolika ar keliasdešimt tūkstančių litų, ryžtis tokiai investicijai skatina ne tik noras suteikti nepriekaištingą kokybę, bet ir kai kurių konkursų sąlygos.

Vadybos sistema garantuoja ne tik atsakingą požiūrį į klientą, bet ir gali sumažinti darbo sąnaudas, padeda išvengti nesusikalbėjimo tarp darbuotojų ar skyrių. Žinoma, tik tuo atveju, jei sistema diegiama tuomet, kai įmonė įžvelgia joje naudos, o ne tik dėl siekio dalyvauti konkursuose, kuriuose turėti vadybos sistemą – vienas iš reikalavimų.

„Kadangi norėjome atlikti tachometrų patikrą, turėjome įsidiegti bent dalį ISO vadybos sistemos. Tačiau viską apsvarstę nutarėme diegtis ją visą. Tikimės, kad ji garantuos kokybišką darbo atlikimą ir kiekvieno darbuotojų atsakomybę klientui“, – pasakoja Algirdas Baltušnikas, UAB „Autokurtas“ (Kumpių kaimas, Kauno rajonas) projektų vadovas.

Įmonė, besiverčianti automobilių servisu ir detalių pardavimu, turi filialų Klaipėdoje ir Vilniuje. Bendrovėje dirba per 60 žmonių. Pono Baltušniko nuomone, sistema padės efektyviau valdyti informaciją įmonės viduje, apibrėš darbuotojų atsakomybę, o tai lems kokybiškesnį aptarnavimą.
„Tai įrankis vėlesniam apyvartos didėjimui, nes garantuota kokybė turėtų pritraukti daugiau klientų“, – sako kauniškis.

Ne tik „popieriuje“

Sunkmetis nesumažino vadybos sistemų diegimo ir sertifikavimo poreikio. Priešingai, didėjant konkurencijai, sertifikuotos vadybos sistemos įmonėms suteikia pranašumo prieš konkurentus.
„Toliau didėjo kokybės, aplinkos apsaugos, darbuotojų sveikatos ir saugos vadybos sistemų diegimo ir sertifikavimo paklausa. Daugiausia išaugo vadybos sistemų bei darbuotojų sveikatos ir saugos vadybos sistemų skaičius statybų sektoriuje“, – nurodo Ainas Arustas, „Bureau Veritas Lit“ sertifikavimo pardavimo vadovas.

Aktyviai vadybos sistemas diegėsi ir buvo sertifikuotos maisto pramonės įmonės. Iš jų daugiausia – eksportuojančiosios. Taip pat kilo susidomėjimas socialinės atsakomybės standartu SA 8000. Keletas įmonių jau turi šio standarto sertifikatus, o dar kelios dešimtys ruošiasi juos gauti artimiausiu metu.
Ponas Arustas pabrėžia, kad diegiant vadybos sistemas svarbiausia yra įmonės vadovybės požiūris.
„Bloga praktika, kai sistemos diegimo būtinybė yra primesta – reikia tik dėl konkurso, liepė korporacija ir panašiai. Tokiu atveju į sistemos diegimą žiūrima kaip į šalutinę veiklą, neišvengiamą „blogybę“. Be to, įmonių vadovai šiuose procesuose nedalyvauja, neskiria pinigų, laiko ir nesilanko mokymuose. Sistemos diegimas patikimas žemiausios grandies darbuotojams, o konsultantai ir sertifikuojanti įstaiga samdomi kuo pigiausi. Rezultatas – įmonė turi „popierinę“ sistemą, kuri įtikinamai „suvaidinus“ gal ir atitinka ISO standarto reikalavimus, tačiau kasdieniame darbe labiau trukdo nei padeda“, – aiškina specialistas.

„Autokurto“ atstovas pripažįsta, kad sunkiausia diegiant sistemą buvo pakeisti darbuotojų požiūrį.
„Taikant vadybos kokybės sistemą atsiranda papildomų funkcijų, pavyzdžiui, pildyti reglamentus. Natūralu, kad iš pat pradžių buvo jaučiamas darbuotojų nepasitenkinimas. Tačiau dabar jie ir patys pamatė, kad turint vadybos sistemą yra lengviau susikalbėti, išvengiama tokių nesusipratimų, kai kairė nežino, ką daro dešinė. Visa tai lemia ir našesnį darbą, ir didesnį kliento pasitenkinimą“, – atkreipia dėmesį p. Baltušnikas.

Kaina matuojama tūkstančiais

Vadybos sistemą pagal standartą gali įsidiegti pati įmonė, paskyrusi tam atsakingus darbuotojus, arba papildomai į pagalbą samdytis konsultantų.

Vadybos sistemų diegimo konsultavimo kaina svyruoja nuo kelių iki keliasdešimties, o kartais ir šimtų tūkstančių litų. Kaina priklauso nuo įmonės dydžio, veiklos pobūdžio, geografinio išsidėstymo ir kitų veiksnių. Didelę reikšmę turi vadybos sistemos būklė prieš diegimą ir darbo pasidalijimas tarp įmonės bei sistemą padedančių diegti konsultantų.

Pasak p. Arusto, vadybos sistemų sertifikavimo kaina taip pat svyruoja nuo kelių iki keliasdešimties ar net šimtų tūkstančių litų.

VŽ INFO

Į ką atkreipti dėmesį diegiantis vadybos sistemą

*Vadovas turis suprasti vadybos sistemos pranašumus, tikėti nauda, sistemai diegti skirti kompetentingus darbuotojus ir apmokytą personalą.

*Diegiant sistemą įmonės veiklą reikia suskaidyti į procesus, paskirti už tai atsakingus darbuotojus, nusistatyti kokybės tikslus, veiklos rodiklius, atsakomybę, atsiskaitomumą ir pan.

*Esmė – sukurti tokią sistemą, kuri nebūtų sudėtinga ir biurokratiška, bet ir nebūtų supaprastinta tiek, kad nepastebėtume to, kas yra svarbu. Svarbiausia, kuo daugiau yra rizikos, kad kas nors atsitiks bloga, tuo daugiau įtraukiama kontrolės mechanizmų. Tačiau, jei dalis veiklos aiški ir suprantama, nėra reikalo jos smulkmeniškai aprašinėti ir kontroliuoti. Tai viena dažniausių klaidų diegiantis ISO sistemas. Iš jos ir kilo mitas, kad ISO – krūva popierių, neduodanti naudos.

*Visi renkami duomenys, daromi įrašai ir ataskaitos turi įrodyti vadovybei, ar gerai dirbama, jie neturi būti kaupiami vien tik auditoriams parodyti. Tai nustatyti ir suformuluoti nėra lengva, todėl patartina į pagalbą pasitelkti profesionalius konsultantus. Be to, įmonės atsakingiems darbuotojams svarbu turėti pakankamai žinių, kad jie galėtų diskutuoti su konsultantais, o nebūtų priversti aklai jais pasitikėti. Juk pagal sistemą teks dirbti įmonės darbuotojams. Todėl reikėtų negailėti laiko ir pastangų mokymams.
Šaltinis: „Bureau Veritas Lit“

Vadybos sistemos nauda

*Vadybinė: pagerėja įmonės valdymas, aiškiai nustatomos funkcijos ir atsakomybė, kas ką turi daryti ir kam atsiskaityti. Lengviau nustatyti priežastis, dėl ko kas nors įvyko ne pagal planą.
*Ekonominė: padaroma mažiau broko, todėl sumažėja išlaidos. Labiau patenkinti klientai, daugiau užsakymų.
*Formalioji: patenkinami reikalavimai, jei užsakovas reikalauja turėti vadybos sistemą.
*Įvaizdžio kūrimo: įmonė gali pabrėžti, kad dirba pagal šiuolaikinę vadybos sistemą.

Šaltinis: „Bureau Veritas Lit“

Rašinys skelbtas 2009 m. gruodžio 30 d. numeryje