Konkurencinį pranašumą galima pasiekti atpiginus verslo valdymą

Tikimybė, kad priimsime tinkamą sprendimą didesnė tuomet, kai turime pakankamai reikalingos informacijos apie situacijos aplinkybes. Racionalūs argumentai ypač svarbūs versle, kur kiekvienas sprendimas reiškia pinigus, tačiau vadovams neretai tenka kliautis intuicija, patirtimi ar tiesiog nuomone, nes trūksta reikiamų duomenų arba jie sunkiai pasiekiami. Kuo įmonė didesnė, tuo daugiau gaunamos informacijos turi apdoroti, o tai lemia vis didėjančias verslo valdymui skirtas išlaidas.

Į pagalbą – verslo valdymo sistemos

Verslo valdymo procesus padeda kontroliuoti įvairios informacinės sistemos, automatizuojančios atskiras įmonės funkcijas – pavyzdžiui, santykių su klientais valdymo ar apskaitos. Vis dėlto optimaliausias efektas pasiekiamas, kuomet visi svarbiausi įmonės procesai yra sujungti į vieną informacinę sistemą ir sąveikauja vienas su kitu – visai taip pat, kaip jie susiję ir realybėje. Tą užtikrina verslo valdymo sistema (angl. ERP - Enterprise Resource Planning), skirta kompiuterizuoti įmonės valdymą. Ji gali apimti dalį arba integruoti visus įmonės verslo procesus ir susideda iš atskirų modelių, kurie pasirenkami pagal konkrečius įmonės poreikius. Dažniausiai verslo valdymo sistema (toliau - VVS) naudojama apskaitos vedimo palengvinimui, kontaktų valdymui, efektyviam tiekimo grandinės veikimui užtikrinimui, analitinės įmonės veiklos ataskaitų sudarymui. VVS pasižymi integralumu – joje pateikiami duomenys visada yra kontekstiniai, susiję su kitais reikšmingais rodikliais, rodantys ne tik dabartinį vaizdą, bet ir pokytį, juos galima analizuoti įvairiais pjūviais.

„Tad paprasta buhalterinė programa dar nėra verslo valdymo sistema, nors Lietuvoje neretai pasitaiko, kad verslo valdymo sistema vadinama bet kuri programinė verslui skirta įranga – pastebi Romualdas Laurinavičius, UAB „Pralo“ Verslo procesų analitikas. – VVS yra kasdienis visaapimantis įrankis, kuris įmonei gali suteikti ženklų konkurencinį pranašumą, optimizuoti daugelį procesų. Labai svarbi jo funkcija – garantuoti, jog informacija verslo sprendimams visada bus po ranka – tokia, kokios reikia ir tada, kada reikia. Ir jai gauti nebereikės gaišti brangių darbo valandų rankiojant duomenis iš daugybės atskirų failų ir ekselio dokumentų.“ 

Lengvai pasiekiami svarbiausi veiklos rodikliai

Paprastas pavyzdys, iliustruojantis VVS funkcionalumą – gamybos planavimas, tarkime, baldų gamybos įmonėje. Įprastai tokioje įmonėje būna atskiri pardavimų, gamybos bei visų gamybinių cechų planai, žaliavų pirkimų planas bei įvairūs kiti dokumentai, priklausomai nuo gamybos specifikos. Visi jie turi tarpusavyje susisieti, o jų sudarymas bei suderinimas tarpusavyje užima daug laiko. Įdiegus VVS, pakaktų į sistemą įvesti pagrindinius duomenis, o visa kita būtų suskaičiuota automatiškai.

„Pagrindiniai VVS suteikiami pranašumai – tai visos svarbiausios įmonei informacijos susiejimas į vieną visumą ir galimybė pamatyti, kokioje padėtyje esame dabar, realiu laiku stebėti kiekvieną įmonės atliekamą operaciją. Žinoma, VVS nesukurs daugiau duomenų, nei įmonė turi – tikėtina, kad ši informacija visada buvo prieinama įmonės sistemose, padalinių planuose, ataskaitose ir panašiai. Tačiau VVS labai ženkliai supaprastina jos pasiekiamumą – laiką, kurį vadovas bei darbuotojai anksčiau gaišdavo duomenims gauti, dabar galima skirti jų analizei bei veiksmų planavimui. Ne paslaptis, kad svarbūs verslo sprendimai priimami dažniau, nei tradiciškai generuojamos pagrindinės įmonės veiklos ataskaitos – vadinasi, neretai vadovaujamasi skaičiais, rodančiais, kas buvo vakar, o ne kas vyksta šiandien. Tuo tarpu kai duomenys savalaikiai ir integruoti, bet kurią akimirką gali juos analizuoti įvairiausiais aktualiais pjūviais,“ – apie VVS privalumus pasakoja p. Laurinavičius.

Gamybininkams - specializuotos VVS

Kadangi skirtingų sektorių įmonių veikla turi savą specifiką, viena verslo valdymo sistema visiems atvejams tikti negali. Tad kuriamos specializuotos VVS, orientuotos į atskiruose sektoriuose veikiančias kompanijas. Pavyzdžiui, programos, pritaikytos gamybinėms įmonėms, padeda planuoti gamybą, valdyti medžiagų ir žaliavų poreikį, įrengimų apkrovimą, skaičiuoti faktinę savikainą, operatyviai reaguoti į pokyčius rinkoje, tiekėjų bei klientų pageidavimus.

Viena iš tokių sistemų, skirtų gamybinėms įmonėms – daugiau nei prieš 35 metus JAV gimusi ir pasaulyje paplitusi QAD verslo valdymo sistema. Ji sukurta atsižvelgiant į konkrečių pramonės šakų specifinius reikalavimus, tad puikiai pritaikyta ciklinei ir nepertraukiamai gamybai, gatavos produkcijos paskirstymui, vienetiniams užsakymams ir masinei gamybai.

Pavyzdžiui, maisto pramonės įmonėms aktualu stebėti produkto kokybę, galiojimo terminus, užtikrinti produkto atsekamumą, reikalavimus pakuotėms ir panašiai – sistema užtikrina šiuos parametrus.

Dar vienas šios kompanijos išskirtinis bruožas – klientų aptarnavimas. „Vidutinio dydžio įmonė Lietuvoje, nusprendusi įsidiegti QAD, jau gali tikėtis dėmesio iš paties gamintojo. O regiono direktorius tiesiogiai bendrauja su visai be išimties tos šalies klientais, reguliariai su jais susitinka, aptaria įvairiausius klausimus nuo kainodaros iki aptarnavimo,“ – papildomus QAD sistemos privalumus pabrėžia p. Laurinavičius.

Pagrindinės pramonės šakos, kuriose pritaikoma QAD verslo valdymo sistema – elektronika, plataus vartojimo prekės, maistas ir gėrimai, medicina, automobilių dalys ir pramoniniai produktai. Pasaulyje QAD naudoja daugiau nei 100 000 vartotojų, kurių patirtis rodo, jog įdiegus sistemą optimizuojami įmonės veiklos kaštai ir didėja pelningumas.

Daugiau apie verslo valdymo sistemų diegimo pamokas, iššūkius bei rizikas bus galima išgirsti rugsėjo 29 d. Vilniuje vyksiančiame seminare gamybos įmonėms „ERP diegimo mitai ir realybė“.